SOP Pendokumentasian informasi publik

1. TUJUAN

SOP ini bertujuan untuk:

1. Mengatur tata cara penerimaan, pencatatan, penyimpanan, pengarsipan, dan pemeliharaan seluruh dokumen serta informasi publik secara sistematis.
2. Memastikan arsip dan dokumen informasi publik (baik fisik maupun digital/G-Drive) aman dari kerusakan, kehilangan, atau penyalahgunaan.
3. Mempercepat proses temu kembali data (data retrieval) saat dibutuhkan oleh masyarakat atau untuk keperluan audit pelayanan informasi publik.

2. DASAR HUKUM

1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
2. Peraturan Menteri / Keputusan Gubernur terkait Tata Kearsipan Dinamis dan Pedoman Pengelolaan Layanan Informasi dan Dokumentasi.
3. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2021 tentang Standar Layanan Informasi Publik.

3. PIHAK YANG TERLIBAT

1. Atasan PPID: Mengawasi kebijakan pengelolaan arsip dan dokumentasi informasi publik.
2. Petugas / Admin PPID: Bertanggung jawab langsung dalam melakukan digitalisasi, penyimpanan cloud/server lokal, penataan kategori, serta pemeliharaan arsip dokumen.
3. Pengelola Unit Kerja / Bidang: Menyerahkan dokumen asli atau salinan digital yang sah kepada PPID untuk didokumentasikan.

4. TAHAPAN PROSEDUR / ALUR KERJA

A. Penerimaan dan Verifikasi Dokumen

1. Penyerahan Dokumen: Setiap bidang atau sub bagian di BKD Prov. Kalsel menyerahkan dokumen produk hukum, laporan kinerja, SOP, atau arsip informasi publik kepada Admin PPID.
2. Pemeriksaan Keabsahan: Admin PPID memverifikasi keaslian, kelengkapan, serta status dokumen (apakah bersifat terbuka untuk umum atau dikecualikan).

B. Digitalisasi dan Penamaan Arsip

1. Pindai / Konversi Digital: Dokumen fisik yang masuk dipindai ke dalam format digital (seperti PDF) atau diselaraskan dengan tautan penyimpanan resmi (Google Drive / server instansi).
2. Standar Penamaan File: Admin PPID menerapkan tata penamaan file yang terstruktur, contoh: [Tahun]_[Kategori]_[Nama_Dokumen].pdf agar mudah diidentifikasi.

C. Klasifikasi dan Pengelompokan Kategori

1. Penempatan Struktur Kategori: Dokumen dikelompokkan ke dalam direktori atau hierarki kategori yang sesuai (misalnya: Informasi Berkala, Serta-Merta, Setiap Saat, atau berdasarkan sub-kategori bidang kepegawaian).
2. Pencatatan Metadata: Memasukkan informasi judul, tanggal arsip, dan tautan file ke dalam database manajemen dokumen PPID (MySQL).

D. Penyimpanan dan Pemeliharaan (Backup)

1. Penyimpanan Ganda: Dokumen digital disimpan secara aman di dalam server lokal (XAMPP/Hosting) serta dicadangkan (backup) secara berkala ke penyimpanan cloud resmi.
2. Keamanan Akses: Menerapkan pembatasan hak akses (access control) pada panel admin agar hanya petugas berwenang yang dapat mengubah atau menghapus arsip dokumen.

E. Retensi dan Pemusnahan Arsip

1. Evaluasi Berkala: Secara berkala, dokumen dinilai masa retensinya (apakah masih berlaku, perlu diperbarui, atau sudah kedaluwarsa).
2. Pemusnahan / Pengarsipan Lanjutan: Dokumen yang sudah tidak berlaku ditinjau kembali sesuai dengan ketentuan kearsipan yang berlaku di instansi pemerintah.